El Auge de los Equipos Financieros Incrustados: Por Qué Externalizar No Significa Desconectarse
May 19, 2025
En el ecosistema financiero, estamos siendo testigos de una transformación fundamental en la forma en que las empresas estructuran y gestionan sus operaciones financieras. La tendencia hacia los equipos financieros incrustados (embedded finance teams) está redefiniendo la relación tradicional entre las organizaciones y sus funciones financieras externas. Lejos de ser simplemente una nueva modalidad de outsourcing, esta aproximación representa un modelo híbrido que combina la especialización externa con la integración estratégica interna.
El concepto de equipos financieros incrustados se refiere a profesionales especializados en finanzas que, aunque técnicamente pertenecen a una firma externa, trabajan de manera integrada y dedicada con una empresa específica, actuando como una extensión natural de su equipo interno. Esta modalidad ha ganado particular tracción en Europa, donde empresas desde startups tecnológicas hasta corporaciones establecidas están adoptando este modelo para optimizar sus operaciones financieras sin perder el control estratégico.
De la Externalización a la Integración Estratégica
Históricamente, el outsourcing de funciones contables y financieras ha estado asociado a una lógica de eficiencia de costos. Según Deloitte (2023), más del 70% de las empresas que externalizan funciones financieras lo hacen con el objetivo principal de reducir gastos operativos.
Sin embargo, los equipos financieros incrustados representan una evolución natural del outsourcing tradicional. Mientras que el outsourcing convencional se caracteriza por la delegación de tareas específicas a terceros con interacciones limitadas, los equipos incrustados operan bajo un modelo de integración profunda.
En este esquema, los profesionales externos no solo ejecutan tareas financieras, sino que participan activamente en la planificación estratégica, la toma de decisiones y el desarrollo de políticas financieras de la empresa cliente. Actúan como una extensión del equipo interno, con acceso a información sensible y participación en reuniones estratégicas.
Esta integración se facilita a través de múltiples mecanismos. Los miembros del equipo incrustado suelen tener acceso directo a los sistemas internos de la empresa, participan en reuniones regulares del equipo de liderazgo, y mantienen comunicación constante con las diferentes áreas de la organización. En muchos casos, incluso adoptan la identidad corporativa del cliente, utilizando correos electrónicos corporativos y participando en eventos internos.
Que sea externo no significa que esté lejos: los equipos financieros incrustados potencian la toma de decisiones
Es en este contexto donde surge el modelo incrustado: profesionales financieros o equipos completos que, aunque contratados externamente, operan de forma integrada dentro de la organización cliente.
Tres Diferencias Clave Respecto al Outsourcing Tradicional
Como hemos visto, a diferencia de los servicios contables externalizados tradicionales, que se enfocan principalmente en funciones operativas y de cumplimiento, los equipos financieros incrustados funcionan como una extensión real del equipo interno. Tienen acceso total a la información estratégica, lo que les permite detectar patrones, anticipar desviaciones y ofrecer análisis oportunos para evitar problemas.
Este modelo impulsa eficiencia y agilidad, especialmente en empresas con múltiples unidades o entornos complejos. La integración de estos equipos permite escalar capacidades sin duplicar estructuras ni perder el control ni la cultura organizacional.
Los equipos incrustados se definen por tres atributos clave:
Acceso permanente a información estratégica: Operan con permisos equivalentes a los equipos internos, lo que les permite detectar patrones, anticipar desviaciones y aportar insight antes de que se conviertan en problemas estructurales.
Participación en la toma de decisiones: No esperan instrucciones; generan recomendaciones basadas en datos y participan en la definición de rutas estratégicas, incluyendo pricing, estructuras de costos, inversión de capital o expansión de operaciones.
Responsabilidad compartida sobre resultados: En lugar de limitarse a la entrega de informes, asumen KPI financieros alineados con los objetivos de la empresa, fomentando un modelo de accountability compartido.
Ventajas Estratégicas del Modelo Incrustado
Este modelo genera beneficios tangibles que influyen de manera decisiva en la calidad de la toma de decisiones, la eficiencia operativa y la coherencia con los objetivos estratégicos de la empresa. A continuación, se detallan las ventajas estratégicas que han llevado a un creciente número de organizaciones a adoptar esta modalidad.
Acceso a Expertise Especializado
Una de las principales ventajas de los equipos incrustados es el acceso inmediato a expertise especializado que de otra manera sería difícil o costoso obtener. Estos equipos suelen estar compuestos por profesionales con experiencia diversa, incluyendo ex-ejecutivos de multinacionales, especialistas en industrias específicas, y profesionales con certificaciones avanzadas.
Esta diversidad de experiencias permite que las organizaciones beneficiarias accedan a best practices de múltiples industrias, metodologías probadas, y perspectivas novedosas que enriquecen la toma de decisiones financieras.
El intercambio de conocimientos entre el equipo incrustado y el personal interno también genera un efecto multiplicador en las capacidades organizacionales.
Flexibilidad y Escalabilidad Operacional
Los equipos incrustados ofrecen una flexibilidad operacional que es difícil de replicar con equipos internos. Las organizaciones pueden ajustar el tamaño y composición del equipo según las necesidades del momento, sin los costos y complejidades asociados con procesos de contratación o reestructuración interna.
Según McKinsey (2022), empresas con capacidades financieras ágiles toman decisiones un 30% más rápido y con un 20% menos de errores críticos.
Esta flexibilidad es particularmente valiosa en períodos de incertidumbre económica, proyectos especiales, o fases de crecimiento acelerado. Durante crisis como la pandemia de COVID-19, muchas organizaciones pudieron mantener capacidades financieras robustas gracias a la flexibilidad inherente de los equipos incrustados.
Optimización de Costos sin Compromiso en Calidad
Contrariamente a muchas iniciativas de reducción de costos que pueden impactar negativamente la calidad, los equipos incrustados permiten optimizar gastos mientras mantienen o incluso mejoran los estándares de servicio. Esto se logra a través de economías de escala, especialización eficiente, y eliminación de costos indirectos asociados con empleados internos.
Los ahorros se manifiestan en múltiples áreas: reducción de costos de reclutamiento, eliminación de gastos en infraestructura adicional, optimización de tecnología a través de soluciones compartidas, y mayor eficiencia operacional derivada de la especialización del equipo externo.
Mejora en la Gestión de Riesgos
Los equipos incrustados aportan una perspectiva externa que puede identificar riesgos que equipos internos podrían pasar por alto debido a familiaridad excesiva con las operaciones. Esta perspectiva fresca, combinada con experiencia diversa, contribuye significativamente a una gestión de riesgos más robusta.
Estudios de Harvard Business Review (2021) indican que las organizaciones que integran talento financiero estratégico de forma temprana en el ciclo de inversión logran retornos superiores al 25% respecto a las que siguen un modelo reactivo.
Además, estos equipos suelen tener acceso a benchmarks de industria y best practices de gestión de riesgos que pueden ser implementadas de manera proactiva, fortaleciendo la posición financiera de la organización.
Obstáculos a Superar
Pese a sus beneficios, el modelo incrustado no está exento de desafíos. La integración exitosa requiere un nivel de madurez organizacional y cultural que no todas las empresas han alcanzado. Entre los principales obstáculos identificados se encuentran:
Falta de preparación tecnológica: Para que un equipo externo pueda operar incrustado, es necesario que la organización cuente con sistemas accesibles, seguros e integrados. En América Latina, un estudio de EY (2023) indica que solo el 42% de las empresas medianas tienen plataformas ERP adecuadamente estructuradas para compartir información en tiempo real con terceros.
Resistencia interna al cambio: Especialmente en empresas familiares o estructuras jerárquicas, puede existir resistencia a delegar funciones críticas a actores externos, aunque operen dentro de la organización. Esto puede generar tensiones o sabotajes pasivos.
Ambigüedad en los roles y expectativas: La falta de definición clara sobre los alcances, responsabilidades y autoridad del equipo incrustado puede derivar en fricciones operativas o duplicidades.
Modelos de Implementación
Existen diversos modelos de implementación para equipos financieros incrustados, desde equipos completamente externos que operan on-site, hasta estructuras híbridas que combinan personal interno y externo. La elección del modelo depende de factores como el tamaño de la organización, la complejidad de las operaciones financieras, y los objetivos estratégicos específicos.
Algunos modelos incluyen equipos dedicados exclusivamente a una organización, equipos compartidos entre múltiples clientes con asignación de tiempo específica, o estructuras flexibles que escalan según las necesidades operacionales. La clave está en encontrar el modelo que mejor se adapte a las características y requerimientos específicos de cada organización.
Perspectivas Futuras
Los equipos financieros incrustados representan una evolución natural en la forma que las organizaciones acceden y gestionan expertise financiero especializado. Este modelo ofrece una alternativa compelling al dilema tradicional entre desarrollo interno versus outsourcing, proporcionando una tercera opción que combina lo mejor de ambos mundos.
Para organizaciones que buscan sofisticar sus operaciones financieras, acceder a expertise especializado, y mantener flexibilidad operacional, los equipos incrustados ofrecen una propuesta de valor clara.
El éxito en su implementación depende de una planificación cuidadosa, selección adecuada del proveedor, y compromiso organizacional con el modelo.
Gartner (2024) anticipa que para 2027, el 40% de las decisiones financieras en empresas medianas y grandes será co-definido por talento externo operando bajo modelos incrustados, especialmente en áreas como control de gestión, automatización contable, y análisis predictivo.
El mensaje central es claro: externalizar no significa necesariamente desconectarse. En el modelo de equipos incrustados, la externalización se convierte en una forma de extensión estratégica que permite amplificar capacidades organizacionales sin sacrificar control o alineación estratégica.
El futuro de las finanzas empresariales será definido por la capacidad de las organizaciones para combinar eficazmente recursos internos y externos en estructuras integradas que maximicen valor y optimicen performance.
Los equipos financieros incrustados son una manifestación temprana de esta evolución, y las organizaciones que los adopten estratégicamente estarán mejor posicionadas para competir en un entorno empresarial cada vez más complejo y dinámico.